Nous sommes à la recherche d’un Adjoint ou adjointe administrative.
Relevant de la direction générale, l’adjoint(e) administratif(ve) coordonne certaines activités liées à l’administration, aux opérations et à la communication. L’adjoint(e) est en mesure de comprendre et d’interpréter les impacts possibles de ses mandats sur les différents secteurs d’activités.
Principales fonctions :
- Organiser et coordonner la rédaction et la transmission de l’information;
- Rédiger et présenter des notes (souvent confidentielles);
- Diriger l’information et les documents;
- Collaborer à la préparation des réunions du conseil d’administration;
- Diriger le courrier confidentiel destinés à la direction générale et à certains des gestionnaires;
- Affranchir le courrier et veiller à ce qu’il soit expédié promptement.
- Assurer le secrétariat aux réunions du conseil d’administration, et à différents comités à la demande de la direction générale;
- Organiser les déplacements de la direction générale et des membres de la direction qui prennent part à des activités extérieurs;
- Archiver la documentation confidentielle de la direction générale et du conseil d’administration.
- Préparer et distribuer les procès-verbaux du conseil d’administration;
- S’assurer du service à la clientèle lors des demandes de clients;
- Effectuer la livraison des commandes-clients au comptoir;
- Communiquer aux personnes concernées, à partir du bureau de la réception, tous les documents qui leur sont destinés;
- S’assurer de la qualité du service à la clientèle, reçoit et traite les plaintes selon les politiques de la compagnie et en fait le suivi auprès de son supérieur;
- Traiter des opérations de comptabilité générale;
- Assurer la gestion de la petite caisse ;
- Préparer les commandes pour les suivis de contrat en support au commercial ;
- Préparer les factures aux clients ;
- Imprimer les factures pour procéder au paiement (en particulier pour les petites commandes) ;
- Classer les suivis de contrats et maintien de l’ordre dans les enveloppes de production;
- Vider les enveloppes de production pour fins de classement.
Description de l’emploi
- Études et expérience: DEC en bureautique, minimum de 3 à 5 ans
- Connaissances : Maîtrise parfaite des logiciels de bureautique, excellente dactylographie, connaissance des bases comptables et de la gestion, bonne rédaction, excellente expression orale, esprit de synthèse; bilinguisme; excellente maîtrise de français et de l’anglais parlé et écrit.
- Autres exigences : Confidentialité et discrétion, sens de l’organisation, tact et diplomatie, soucis du détail, sens de l’écoute, gestion des priorités, autonomie et initiative, rigueur et discipline, excellente communication orale et écrite.
- Lieu de travail: Amqui
- Statut d’emploi: Temps plein
- Horaire de travail : 40 heures semaine
- Salaire offert: échelle salariale en vigueur de l’entreprise
Date limite pour postuler : le 18 janvier 2018
Date d’entrée en fonction : le 28 janvier 2018
Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
Personne à contacter :
Remettre votre curriculum vitae ou votre nom à Anne-Marie Villeneuve, directrice des ressources humaines, amvilleneuve@alliance9000.com.