Nous sommes à la recherche d’un Adjoint ou adjointe administrative.

Relevant de la direction générale, l’adjoint(e) administratif(ve) coordonne certaines activités liées à l’administration, aux opérations et à la communication. L’adjoint(e) est en mesure de comprendre et d’interpréter les impacts possibles de ses mandats sur les différents secteurs d’activités.

Principales fonctions :

Organiser et coordonner la rédaction et la transmission de l’information;
Rédiger et présenter des notes (souvent confidentielles);
Diriger l’information et les documents;
Collaborer à la préparation des réunions du conseil d’administration;
Diriger le courrier confidentiel destinés à la direction générale et à certains des gestionnaires;
Affranchir le courrier et veiller à ce qu’il soit expédié promptement.
Assurer le secrétariat aux réunions du conseil d’administration, et à différents comités à la demande de la direction générale;
Organiser les déplacements de la direction générale et des membres de la direction qui prennent part à des activités extérieurs;
Archiver la documentation confidentielle de la direction générale et du conseil d’administration.
Préparer et distribuer les procès-verbaux du conseil d’administration;
S’assurer du service à la clientèle lors des demandes de clients;
Effectuer la livraison des commandes-clients au comptoir;
Communiquer aux personnes concernées, à partir du bureau de la réception, tous les documents qui leur sont destinés;
S’assurer de la qualité du service à la clientèle, reçoit et traite les plaintes selon les politiques de la compagnie et en fait le suivi auprès de son supérieur;
Traiter des opérations de comptabilité générale;
Assurer la gestion de la petite caisse ;
Préparer les commandes pour les suivis de contrat en support au commercial ;
Préparer les factures aux clients ;
Imprimer les factures pour procéder au paiement (en particulier pour les petites commandes) ;
Classer les suivis de contrats et maintien de l’ordre dans les enveloppes de production;
Vider les enveloppes de production pour fins de classement.

Description de l’emploi

Études et expérience: DEC en bureautique, minimum de 3 à 5 ans
Connaissances : Maîtrise parfaite des logiciels de bureautique, excellente dactylographie, connaissance des bases comptables et de la gestion, bonne rédaction, excellente expression orale, esprit de synthèse; bilinguisme; excellente maîtrise de français et de l’anglais parlé et écrit.
Autres exigences : Confidentialité et discrétion, sens de l’organisation, tact et diplomatie, soucis du détail, sens de l’écoute, gestion des priorités, autonomie et initiative, rigueur et discipline, excellente communication orale et écrite.
Lieu de travail: Amqui
Statut d’emploi: Temps plein
Horaire de travail : 40 heures semaine
Salaire offert: échelle salariale en vigueur de l’entreprise